Los proyectos se definen como una organización o planificación de actividades que están relacionadas entre sí, las cuales se ejecutan de forma coordinada a través de diferentes etapas.
¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto?
Se denomina de esta manera al conjunto de etapas o fases por las que atraviesa un proyecto para lograr alcanzar el objetivo propuesto desde su fase inicial.
En una organización los Directores de Proyectos son los encargados de llevar a cabo la planificación de los mismos, para que de esta manera puedan culminar exitosamente cada una de sus fases. Además, el área encargada de abordar este tema es la gestión de proyectos, ya que esta consiste en aplicar los conocimientos, herramientas, técnicas y habilidades para poder cumplir con los requerimientos que exige un proyecto.
No obstante, todos los proyectos deben atravesar este ciclo independientemente de si ha sido realizado por un individuo o empresa. Incluso, dependiendo del tipo de proyecto es posible disminuir o aumentar el número de etapas existentes.
A través del ciclo es posible definir ciertos aspectos, como por ejemplo:
- Permiten identificar las técnicas necesarias para cada etapa.
- Se definen las áreas involucradas para cada fase.
- Se establece el control y requisitos de aprobación para cada etapa.
Además, los ciclos de vida de proyecto cuentan con una serie de características, entre ellas encontramos:
- Las etapas del proyecto suelen establecerse de manera secuencial.
- Al inicio el número de personal y coste es bajo, incrementándose a medida que avanza y disminuyendo nuevamente cuando se acerca el final.
- De igual forma que el punto anterior, el nivel de incertidumbre va transformándose, siendo al inicio alto y disminuyendo al progresar con el proyecto.
¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida de un proyecto?
Como mencionamos anteriormente, el ciclo de un proyecto puede variar según el tipo. Sin embargo, la mayoría de ellos suelen atravesar cinco fases claves:
Inicio → Planificación → Ejecución → Seguimiento → Cierre
Cada una de las fases del ciclo de vida de un proyecto cuenta con sus propias características y finalidad, además de ciertos requerimientos para poder avanzar hacia la siguiente fase. Por ello, a continuación explicaremos detalladamente cada una de ellas.
Etapa de inicio
La fase de inicio de un proyecto tiene como objetivo estudiar todos los aspectos referentes al mismo, como la viabilidad, alcance y el equipo o áreas encargadas para trabajar en él. En otras palabras, se definen los objetivos y recursos necesarios.
Es indispensable conocer el ámbito donde se ejecutará el proyecto y contar con un equipo que posea las habilidades necesarias para lograr los objetivos propuestos.
Planificación
A través de la etapa de planificación del proyecto se plantea el conjunto de acciones y actividades a realizar basándose en los datos obtenidos y definidos en la fase anterior; obteniendo así una hoja de ruta clara y concisa. Entre los procesos es posible hallar:
- Elaborar el plan de proyecto inicial, comunicación, compras-gastos y aceptación.
- Determinar la gestión de recursos, financiera y de calidad.
- Realizar un análisis o evaluación de los riesgos.
La planificación suele ser una de las fases más complicadas, ya que el Director de proyecto deberá hacer cálculos estimados en cuanto a los costos, personal y recursos necesarios para alcanzar la siguiente etapa en el período establecido.
Etapa de ejecución
La fase de ejecución es aquella en la que todos los planes definidos en la hoja de ruta son llevados a cabo en el orden programado; por lo que será necesaria la buena gestión y comunicación, trabajo en equipo y la responsabilidad individual.
El Director de Proyecto será responsable de repartir las tareas, coordinar, monitorear el uso de recursos (dinero y tiempo), detectar fallas y hallar soluciones, y gestionar el cambio.
Seguimiento y control
Esta etapa del ciclo es una de las más críticas, ya que a través de ella se monitoriza y controla la correcta ejecución del proyecto para garantizar el éxito del mismo. Para ello, se detectan las posibles fallas y se buscan las soluciones óptimas que puedan reaccionar a tiempo.
- Utilización de métodos que permitan gestionar el proyecto a través del seguimiento.
- Se definen indicadores de gestión.
- Elaboración de un plan ante cualquier contingencia.
El seguimiento y control está estrechamente relacionada con la fase anterior, ya que como comentamos anteriormente, el éxito de la ejecución dependerá de esta.
Etapa de cierre
Finalmente el proyecto llega a su última fase, en la cual se hace una valoración de este, se transmite el conocimiento y se cumple con las responsabilidades contractuales.
La fase de cierre del proyecto abarca procesos como:
- Planificación de cierre.
- Evaluación de resultados.
- Salida de materiales y equipos.
- Entrega de documentos, información y otros elementos a los clientes.
Importancia
La importancia del ciclo de vida de un proyecto en un entorno organizacional o incluso individual es realmente notoria, ya que mediante este es posible concretar tanto objetivos, como procesos, actividades y oportunidades de negocio; ofreciendo de esta manera una continuidad de operaciones competitivas a través del tiempo.
Según un estudio, la mayoría de proyectos fracasan por errores en la aplicación de metodologías, administración de recursos, cambio de objetivos, comunicación o imposibilidad de trabajo en equipo. Lo que significa que la mayoría de las empresas que presentan alguna de estas problemáticas cuentan con poca madurez en el área de administración de proyecto.
Por ello, conocer cómo funciona el ciclo de vida del proyecto y entender los procedimientos a realizar es indispensable al momento de querer aventurarse en un nuevo proyecto. Gracias a su aplicación se obtienen beneficios como:
- Prevención de riesgos en el futuro.
- Conocer los aspectos que requieren de mayor esfuerzo.
- Reducir el nivel de incertidumbre.
- Crear indicadores que permitan hacer un seguimiento óptimo.
- Tener un mejor control de las etapas del proyecto.
¿Cómo se relaciona el ciclo de vida del proyecto y de un producto?
El ciclo del proyecto suele ser confundido con el ciclo de vida del producto, aunque en la mayoría de casos el primero es solo una parte del segundo, como por ejemplo en el caso del ciclo de vida de un proyecto de software.
En dicho caso, el ciclo de vida de un producto consta de varias fases: plan de negocios, idea, operaciones y retiradas del mismo; mientras que el del proyecto es el conjunto de etapas que permiten crear el producto. También puede aparecer una vez el producto ya está en el mercado, como una actualización de la aplicación.
Finalmente ofreceremos un documento del ciclo de vida de un proyecto PDF con información complementaria para aquellas personas que desean ampliar sus conocimientos en esta área. El mismo fue proporcionado por la Universidad del País Vasco y es posible visualizarlo o descargarlo mediante este enlace.
